Collaborateur direct de la directrice de l’environnement et de la responsable du service Grand cycle de l’eau et biodiversité (GCEB), l’assistant(e) administratif(ve) contribuera dans le cadre des tâches confiées à un fonctionnement fluide et efficace de la direction de l’environnement et du service GCEB pour la réalisation des projets, par les missions principales suivantes :
Assistance au pilotage administratif de la direction de l’environnement et du service GCEB
Organisation et réalisation des tâches administratives nécessaires au fonctionnement de la direction de l’environnement, du service GCEB et du service Éducation, Valorisation et Promotion du développement durable (EVPDD)
Un travail collaboratif est attendu avec l’assistante des autres services constituant cette direction, à savoir « Eaux pluviales » (EP) et « Agriculture-Climat-Energie » (ACE), qu’il/elle devra être en capacité d’assister ou de remplacer au besoin.
MISSIONS
Selon la répartition approximative du temps de travail : direction de l’environnement (40%), services GCEB et EVPDD (60%).
Assistance au pilotage administratif de la direction de l’environnement et du service GCEB
Animer et coordonner l'ensemble des tâches administratives de cette direction et du service GCEB
Mettre en place et optimiser les outils de gestion (tableaux de bord, procédures d’exécution, notes d’information, …)
Assurer le suivi du budget des services et veiller au respect des procédures d’exécution des dépenses
Réaliser des points de situations réguliers auprès de la directrice et lors des réunions d’équipe
Assister la directrice et la responsable du service GCEB dans l’organisation et le suivi des instances (commission environnement, comité de rivières, comités de pilotage,…) et rédiger puis transmettre les comptes-rendus
Mettre à jour l’agenda de la Vice-Présidente et l’informer des délibérations de la direction
Suivre l’agenda et seconder dans leurs activités, la directrice et la responsable du service GCEB
Organisation et réalisation des tâches administratives de la direction de l’environnement et des services GCEB & EVPDD
Accueil physique et téléphonique, réponse aux demandes courantes des interlocuteurs
Rédiger et assurer le suivi des courriers, conventions, délibérations, décisions, comptes- rendus, rapports administratifs
Assister en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, de classement et de suivi de dossiers
Réaliser des travaux de relecture et de mise en forme des documents
Organiser au niveau administratif et logistique les réunions et les évènements
Planifier l’activité en lien avec les équipes de la direction de l’environnement
Réaliser les engagements budgétaires et le suivi budgétaire
Assister à l’exécution administrative des marchés publics
Constituer et suivre, au niveau administratif, les dossiers de subvention du service GCEB, en collaboration étroite avec la responsable du service
Participer à la bonne gestion des données informatiques
