- Accueil physique et téléphonique des usagers :
Accueillir le public avec amabilité
Renseigner le public
Recevoir, filtrer et orienter les appels
Prendre des messages
- Renseignement et orientation du public vers les différents services :
Identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence
Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Rechercher et mettre en relation des correspondants
Orienter le public vers les personnes et services compétents
- Gestion logistique du courrier :
Réception du courrier interne et externe pour transmission au service qui l’enregistre
Affranchissement du courrier départ et envoi de colis
Réception des livraisons : contrôle de l’état des colis et de l’adresse
Vente de tickets de transport
- Assistance administrative de services du pôle technique :
service « moyens généraux » :
location et réservation des salles du siège, prêt de matériel
prêt de badges et de clés d’accès aux bâtiments du siège
gestion de la signalétique des bureaux
production de courriers, notes et de projets d’actes administratifs sur logiciel spécifique,
assistance dans les procédures d’achat
affichage règlementaire des délibérations et arrêtés
Rôle de référent(e) Archives suppléant(e)
Extraction vidéo sur réquisition
Sollicitation de SAV par télé-procédure
service « itinéraires de loisirs » :
secrétariat général du service
prises de rendez-vous pour le responsable du service
présence aux réunions hebdomadaires internes, rédaction et transmission de compte-rendu
production de conventions en envoi groupé
rédaction de courriers, notes et de projets d’actes administratifs sur logiciel spécifique
assistance dans les procédures d’achat (devis, factures)
service « gens du voyage » :
présence aux réunions hebdomadaires internes, rédaction et transmission de compte-rendu
production de documents en envoi groupé
rédaction de courriers, notes et de projets d’actes administratifs sur logiciel spécifique
assistance dans les procédures d’achat (devis, factures)
assure les missions d’assistant(e) administratif(ve) également pour le service « systèmes d’information »
participe à la polyvalence en remplaçant les assistants(es) administratifs(ves) du pôle technique notamment durant les congés.
